Toepasselijkheid van deze voorwaarden
1.1. Deze leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle door het ITP met een deelnemer gesloten programma- of coachovereenkomsten.
1.2. Opdrachtnemer is het Instituut voor Transformatie Psychologie te Bergen – NH, hierna te noemen het ITP. Deelnemer is degene die toegelaten is voor deelname aan een training of opleiding of een coachtraject bij het ITP, hierna te noemen deelnemer.
1.3. Programma’s van het ITP bestaan uit opleidingen, maatwerkprogramma’s en overige trainingen.
Een opleiding van het ITP is een open leerprogramma, variërend in aantal dagen en studiebelasting.
Een maatwerkprogramma wordt geheel opgesteld in onderling overleg tussen de deelnemer en het ITP en kent als zodanig geen eigen inschrijvingsprocedure.
Alle overige groepsgewijze studiemogelijkheden, zoals workshops, conferenties en seminars, vallen onder de noemer ‘overige trainingen’.
1.4. Coachtrajecten. Naast de in artikel 1.3. genoemde Programma’s biedt het ITP coaching aan. Een coachtraject is een individueel traject en wordt in onderling overleg afgesproken tussen deelnemer (en, indien noodzakelijk, leidinggevende van deelnemer) en het ITP.
De artikelen in deze algemene voorwaarden betreffende een programma zijn daarom niet van toepassing op Coachtrajecten, tenzij deze expliciet geldend zijn verklaard.
Omvang van de verplichtingen
2. Het ITP verplicht zich tot zodanige nakoming van de overeenkomst, als naar de normen van zorgvuldigheid en vakmanschap van het ITP verlangd mag worden. De overeenkomst vormt voor het ITP een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. Dit geldt eveneens als het ITP derden inschakelt voor het uitvoeren van programma’s en coachtrajecten.
Inschrijving voor een programma
3.1. De deelnemer schrijft zich in voor het gekozen programma door toezending aan het ITP van het ingevulde en ondertekende inschrijfformulier. De ontvangstdatum geldt als inschrijfdatum.
3.2. Het ITP verstuurt de bevestiging van inschrijving, zodra het inschrijfformulier is ontvangen en een aanbetaling van 10% van het totaal verschuldigde bedrag voor het programma en de accommodatiekosten is gedaan, met een minimum van €400,-. Hiermee is de inschrijving definitief.
3.3. Het in artikel 3.2. gestelde is niet van toepassing op Overige Trainingen. Alle kosten voor Overige Trainingen dienen volledig bij de inschrijving voldaan te worden.
Toelating en plaatsing van de deelnemer
4.1. Als een intakegesprek deel uitmaakt van de toelating, besluit het ITP over de uiteindelijke toelating van de kandidaat-deelnemer. Dit kan een telefonische of mondelinge intake zijn.
4.2. Het ITP laat programma’s doorgaan bij voldoende deelnemers. Kan een programma wegens onvoldoende deelnemers geen doorgang vinden, dan biedt het ITP een alternatief aan de deelnemer aan. Indien er zich meer deelnemers ingeschreven hebben dan er beschikbaarheid is, geschiedt de plaatsing in volgorde van binnenkomst van het inschrijfformulier.
Kosten en betaling
5.1. De kosten van een programma staan vermeld bij de informatie over het betreffende programma. Hierbij staat tevens een indicatie van de kosten voor de accommodatie tijdens het programma. De vermelde prijzen zijn steeds onder voorbehoud van wijzigingen.
5.2. De vermelde programmaprijzen zijn exclusief BTW.
5.3. De opleidings- en trainingsprogramma’s van het ITP vallen (op dit moment) onder de onderwijsvrijstelling en zijn daardoor vrijgesteld van BTW-afdracht. Andere, niet-onderwijsgerelateerde programma’s van het ITP kennen BTW-afdracht.
5.4. De accommodatiekosten worden apart vermeld en zijn afhankelijk van het gekozen arrangement. Deze kosten staan vermeld inclusief BTW.
5.5. De deelnemer betaalt bij de inschrijving 10% van het verschuldigde bedrag aan, zie hiervoor eveneens de artikelen 3.2. en 3.3.
5.6. Na aanmelding behoudt de deelnemer het recht om de inschrijving binnen veertien dagen te herroepen.
5.7. Het ITP verstuurt met de bevestiging van inschrijving de factuur voor het resterende bedrag voor het programma, alsmede (indien van toepassing) voor de kosten van de accommodatie. Deze factuur dient één maand voor aanvang van het programma te zijn voldaan. Is deze termijn al verstreken, dan moet de factuur per ommegaande worden betaald.
5.8. Voor programma’s van een half jaar of langer is in overleg een betalingsregeling mogelijk, tegen een rente van 5%.
5.9. Bij niet-tijdige betaling is de deelnemer over het factuurbedrag wettelijke rente verschuldigd vanaf de factuurdatum.
5.10. Coachtrajecten worden gefactureerd conform de in onderling overleg gemaakte afspraken. Een betalingsregeling kan onderdeel uitmaken van de afspraken. Ook bij Coachtrajecten is de deelnemer bij niet-tijdige betaling wettelijke rente over het factuurbedrag verschuldigd vanaf de factuurdatum.
5.11. Eventuele terugbetalingen aan de deelnemer zullen binnen vier weken worden gedaan.
Annulering door de deelnemer
6.1. Annulering van deelname aan een programma moet schriftelijk gebeuren.
6.2. Kosteloos annuleren kan tot 3 maanden vóór aanvang van het programma. Bij annulering tot 2 maanden vóór aanvang van het programma brengt ITP 50% van het totaal verschuldigde bedrag in rekening. Bij annulering tot 1 maand vóór aanvang van het programma brengt ITP 75% van het totaal verschuldigde bedrag in rekening. Daarna zijn alle kosten voor het programma en de accommodatie verschuldigd, tenzij het ITP meent dat een ander de plaats van de verhinderde deelnemer kan innemen.
6.3. Als een deelnemer tijdens het programma gedeeltelijk verhinderd is of voortijdig het programma wil beëindigen, ontvangt het ITP hierover zo spoedig mogelijk bericht. Betalingen over het niet-genoten deel van het programma worden niet geretourneerd.
6.4. Annulering door de deelnemer van een Coachtraject dient telefonisch te gebeuren. Bij annulering van een coachsessie korter dan twee dagen (48 uur) vóór de sessie kunnen de kosten van de sessie in rekening worden gebracht. Wordt een coachsessie niet geannuleerd en verschijnt de deelnemer niet, dan worden de kosten van de coachsessie altijd in rekening gebracht.
Overmacht en annulering door ITP
7.1. Het ITP behoudt zich het recht voor om, indien nodig, de oorspronkelijke trainer of docent te vervangen. Daarbij verplicht het ITP zich de oorspronkelijke doelstellingen van het programma zo goed mogelijk te realiseren.
7.2. Als het ITP niet in de gelegenheid is (een deel van) een programma door te laten gaan doordat er onvoldoende deelnemers zijn of als gevolg van overmacht door het uitvallen van trainer(s), docent(en) of faciliteiten, dan worden zoveel mogelijk in overleg met de deelnemer(s) de opties besproken om alsnog aan de verplichtingen van de overeenkomst te kunnen voldoen.
7.3. Bij annulering door het ITP als gevolg van overmacht bij een sessie van een Coachtraject wordt een nieuwe coachsessie afgesproken zonder extra kosten.
Aansprakelijkheid van ITP
8.1. Het ITP is niet aansprakelijk voor de aan het ITP toe te rekenen indirecte schade en nadelige gevolgen, die eventueel kunnen optreden als gevolg van het uitvoeren van de programma’s en Coachtrajecten door het ITP.
8.2. Voor directe schade als gevolg van een aan het ITP toe te rekenen tekortkoming, is het ITP alleen aansprakelijk als er sprake is van opzet of grove schuld bij het ITP.
8.3. Als het ITP verplicht is de schade te vergoeden, geldt een beperking tot het bedrag van de overeengekomen programma- of Coachtraject kosten.
Intellectuele eigendom
9.1. Het ITP behoudt over het materiaal alle auteurs- en andere rechten.
9.2. Het ITP verstrekt gedurende het programma of de coaching aan de deelnemers het benodigde materiaal. De deelnemer mag dit materiaal slechts benutten en vermenigvuldigen voor eigen gebruik.
9.3. Om het materiaal te gebruiken of te vermenigvuldigen voor andere doeleinden dan binnen de doelstellingen van het programma of de coaching past, is vooraf schriftelijke toestemming nodig.
Privacy en persoonsregistratie
10.1. Het ITP en zijn trainer(s) en docent(en) verplichten zich zorgvuldig om te gaan met de persoonlijke gegevens en andere vertrouwelijke informatie van de deelnemer.
10.2. De deelnemer verleent met het aangaan van de overeenkomst met het ITP toestemming voor het gebruiken van zijn/haar persoonsgegevens voor het toezenden van informatie over ITP-programma’s. 10.2. Informatie over en gegevens van de deelnemer worden louter na uitdrukkelijke instemming van de betreffende deelnemer aan derden gegeven.
Klachtenprocedure voor de deelnemer
11.1. Als een deelnemer over een programma of een Coachtraject een klacht heeft, dient de deelnemer, uiterlijk twee weken na afronding van het programma of het Coachtraject, deze klacht met argumentatie schriftelijk aan de directie van het ITP te sturen.
11.2. Het ITP zoekt binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht contact met de deelnemer om te zorgen voor een zorgvuldige en correcte afhandeling. Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld.
11.3. De afhandeling van de klacht geschiedt binnen vier weken na de ontvangstbevestiging. Blijkt meer tijd nodig voor de afhandeling, dan brengt het ITP de deelnemer hiervan direct op de hoogte. Tevens wordt een indicatie gegeven van de verwachte afhandelingstermijn.
11.4. Is de deelnemer van mening dat de klacht onvoldoende is afgehandeld, dan kan de deelnemer zich met de klacht en bijbehorende toelichting wenden tot mr. J.A.A. Smeekens (jac.smeekens@planet.nl). Mr. Smeekens heeft geen zakelijke – of privébanden met het ITP.
Mr. Smeekens beoordeelt de klacht onafhankelijk, binnen een termijn van twee (2) maanden.
11.5. In geval van een beroep via de onafhankelijke derde vermeld in artikel 11.4. is het oordeel op de klacht bindend voor het ITP. Het ITP zal zo spoedig mogelijk de opvolging geven aan eventueel hieruit voortvloeiende acties.
11.6. De klacht en de daarbij behorende documenten worden door (de directie van) het ITP vertrouwelijk behandeld en zorgvuldig bewaard voor een periode van ten minste één (1) jaar na afhandeling.
11.7. Op alle overeenkomsten die het ITP sluit, is het Nederlands recht van toepassing. Bij geschillen is de rechter van de vestigingsplaats van het ITP bevoegd.
